Blog geschreven door Fletcher Hotels
Het kiezen van de juiste zakelijke locatie is niet binnen een paar tellen gedaan. Je moet van tevoren duidelijk de belangrijkste voorwaarden op een rijtje zetten. Maar op welke details moetje nu eigenlijk letten? Je leest het hier!
Aantal personen
Allereerst moet je natuurlijk nadenken over het aantal personen die aanwezig zullen zijn bij de zakelijke bijeenkomst. Is het een groot evenement waar veel deelnemers bij aanwezig zijn? Dan kun je beter kiezen voor een zaal met alleen stoelen voor de aanwezigen. Zijn er maar tien mensen aanwezig? Dan is wellicht een kleine ruimte met tafels en stoelen in een U-vorm wel voldoende.
Soort bijeenkomst
Denk ook na over het soort bijeenkomst dat je organiseert. Wanneer er één spreker is, en de genodigden hoeven alleen maar te luisteren, heb je geen ruimte nodig waar ook tafels in staan. Je kunt dan gerust kiezen voor een theater of receptie opstelling. Wil je mensen wel de mogelijkheid geven om aan een tafel te kunnen zitten? Dan zijn er op onze locaties tal van mogelijkheden voor een cabaret, diner of school opstelling voor grotere groepen.
Locatie en ligging
Niet onbelangrijk is natuurlijk de ligging van de locatie waar de zakelijke bijeenkomst gaat plaatsvinden. Het is wellicht niet zo handig om bijvoorbeeld een bijeenkomst te organiseren in Groningen wanneer de meeste genodigden uit de omgeving van Utrecht komen. Zorg altijd dat je op de hoogte bent van waar de meeste aanwezigen vandaan komen .Wanneer dit niet bekend is, kies dan voor een centrale plek in Nederland.
Ook de bereikbaarheid, met zowel openbaar vervoer als eigen vervoer, is een belangrijk aandachtspunt. Check of iedereen gemakkelijk op de locatie kan komen of dat je een andere bestemming moet zoeken zodat iedereen aanwezig kan zijn.
Parkeermogelijkheden
Dit brengt ons ook bij het volgende punt: de parkeermogelijkheden. Stel je organiseert een groot evenement, is er dan voldoende parkeergelegenheid op of rond de locatie beschikbaar? Vaak kun je dit op de website van een desbetreffende locatie terugvinden. Je wilt mensen niet teleurstellen door hen nog een kwartier te laten lopen van de parkeerplaats naar de plaats van bestemming.
Vergaderen in een inspirerende omgeving
Afhankelijk van de soort bijeenkomst kun je ook kijken of de omgeving en locatie inspirerend zijn en of deze aansluit bij het thema. Wanneer de omgeving van je locatie veel inspiratie biedt, zullen er meer goede ideeën ontstaan. Hier krijgt iedereen energie van en zo kun je de dag vol enthousiasme verder!
Services en faciliteiten
Of je nu een grote of kleine bijeenkomst organiseert, de juiste services en faciliteiten zijn altijd belangrijk. Is het van belang dat iedereen toegang heeft tot een goede internetverbinding? Kijk dan of er WiFi beschikbaar is. Ga je presenteren op een scherm en heb je hier geluidsapparatuur bij nodig? Check dan van te voren of de juiste audiovisuele apparatuur aanwezig is. Of ga je in de zomer vergaderen en is er een kans dat het erg warm is? Zoek dan uit of de ruimte die je wilt huren over airconditioning beschikt.
Het is ook belangrijk om te bedenken of je wilt dat alles op locatie voor je geregeld wordt. Denk aan een welkomstdrankje met een lekkernij bij aankomst, onbeperkt koffie en thee tijdens de vergadering, ijswater, pepermuntjes en eventueel een assortiment aan frisdranken. Ook niet onbelangrijk is schrijfmateriaal en papier in de zaal en het gebruik van een beamer. Bij Fletcher Hotels kun je zo’n arrangement reserveren voor minimaal 4 uur, dit kun je uitbreiden tot en met 56 uur. Mocht dit niet volledig aan je wensen voldoen, dan is het ook mogelijk om bepaalde wensen aan te geven bij het aanvragen van een offerte. Bekijk hier de diverse vergaderarrangementen.
Teambuilding activiteiten
Wil je naast je zakelijke bijeenkomst ook de teamspirit van de deelnemers verbeteren? Regel dan een teambuilding activiteit op locatie! Van rondvaarten tot een wijnproeverij en van boogschieten tot op avontuur met Expeditie Robinson. Bij Fletcher Hotels is het allemaal mogelijk!
Alles op een rijtje en nu..
Je hebt voor alle bovenstaande punten een beslissing genomen en weet waar je aan toe bent. Nu wordt het tijd om de locatie te vinden die aansluit bij al jouw wensen. Kijk vooral eens bij Fletcher Hotels.
