Een zorgvuldig opgesteld en bewaakt budget is een voorwaarde voor een goed lopend congres. Een goede congresbegroting is daarom onmisbaar. Met een goed onderbouwd financieel plan is het organiseren van een congres beter te monitoren en wordt het stuurbaar. Dat betekent dat in een vroeg stadium een overzicht dient te worden opgesteld waarin de verwachte inkomsten en uitgaven zijn opgenomen.
Onderaan deze pagina kunt u een voorbeeld vinden van een begroting voor een wetenschappelijk congres, waarbij per begrotingspost is aangegeven wat het gemiddeld percentage van de betreffende post is op het totale budget. Een aantal posten is variabel: zij varieert naarmate het aantal deelnemers verandert.
Onderdelen van een begroting
Een begroting is een afspiegeling van een aantal aandachtspunten waarop men zich vooraf moet bezinnen: de filosofie achter het congres, het tijdstip en de tijdsduur van het congres, een realistische schatting van het aantal deelnemers, de vaststelling van het break-evenpoint, de ondersteuning vanuit het vakgebied (tentoonstelling) en het bepalen van een acceptabel inschrijfbedrag. De begroting wordt tijdens de voorbereidingen regelmatig bijgesteld op grond van de nieuwste gegevens. Verder is er een prognose nodig van de kaspositie in het voortraject: de ‘liquiditeitsprognose’. Elementen die hierin meespelen zijn: voorfinanciering, garantiestellingen, sponsoring en contractdata.
Inschrijvingskosten deelnemers (registratie)
Er kunnen verschillende inschrijvingskosten voor verschillende categorieën van deelnemers worden vastgesteld, bijvoorbeeld het geven van een korting op de registratie voor studenten of deelnemers uit ontwikkelingslanden. Ook is het gebruikelijk een hoger bedrag dan het vastgestelde registratietarief te vragen ná een vastgestelde datum. Dit verbetert de cashflow en het vergemakkelijkt de planning. Het is standaard ongeveer acht weken voor het congres het entreebedrag met twintig tot vijfentwintig procent te verhogen. Eventueel kan worden vastgesteld dat late registraties ter plaatse moeten worden betaald.
Voorbeeld van een begroting voor een wetenschappelijk congres (200-1000 deelnemers)
Download Congresbegroting
Wij adviseren u graag met betrekking tot het opstellen van uw eigen congresbegroting. Een voorbeeld van een congresbegroting kunt u via onderstaande knop downloaden.
Ja, graag!
