Blog geschreven door Marith Haan van Flint
Tijdens een evenement of bijeenkomst ben ik zelf meer op de achtergrond dan dat ik actief meedoe, zonde eigenlijk. Herken je dat? Al vanaf jonge leeftijd zie ik dat veel om me heen, maar nog steeds zie ik dat op feestjes met vrienden of tijdens sessies op het werk. Als er iets gedaan moet worden of er wordt om een mening gevraagd, dan zijn er maar weinig mensen die zich daarvoor aanmelden.
20 procent van wat we horen, 50 procent van wat we zien en 70 procent van wat we bespreken met anderen, onthouden we. Interactie is daarom heel erg belangrijk, je boodschap blijft op die manier veel beter hangen. Weinig mensen zullen uit zichzelf van zich laten horen tijdens een evenement of congres, daarom is het belangrijk dat je hier om vraagt of dit uitlokt.
1. Kies de juiste plek!
De locatie en zijn indeling zijn cruciaal. Denk daarom eerst na wat je wilt bereiken, bepaal dan hoe en kies dan pas de plek en inrichting. De flexibiliteit van een locatie is erg belangrijk tijdens een evenement, maar ook in de voorbereidingen. Ook goede technische faciliteiten zijn van groot belang. Stel dat tijdens een interactieve sessie, waarbij mensen via hun smartphone deelnemen aan een quiz, het WiFi-netwerk niet werkt? Of dat de microfoon van die belangrijke spreker het ineens niet doet. Ga ook uit van je onderbuik gevoel. Als jij je prettig voelt, zullen anderen dat ook hebben.
2. Maak kleinere groepen
In een grote zaal is het lastiger om interactie te creëren dan in kleine subzalen. Maak daarom kleinere groepen waarbij de drempel verlaagd wordt om met elkaar contact te hebben. Begin eventueel in een grote zaal met alle bezoekers en deel dit vervolgens op in subruimtes. Hier kun je vervolgens activiteiten doen en over de informatie napraten of analyseren. In een grote zaal zou je nog kunnen werken met een catch box. Een catch box is een werpmicrofoon waar je gemakkelijk en geluidloos mensen door de zaal aan het woord kan laten. Zo kunnen mensen spelenderwijs reageren op de spreker.
3. Passende activiteiten
Zorg voor boeiende activiteiten die aansluiten bij de theorie. Indien mogelijk zelfs de theorie direct laten toepassen. Een beetje de comfortzone grens opzoeken kan goed werken, voortgang gebeurt niet door stil te zitten maar door te doen. Indien dit te ver gaat, kun je weer weigering van het publiek krijgen.
4. Houd vrije ruimte in het programma
Plan niet je hele evenement van A tot en met Z. Laat wat ruimte open voor spontane interactieve momenten. Als je merkt dat mensen beginnen te praten, dan kun je hier een interactief moment van maken. Inspanningen moeten goed afgewisseld worden, mensen kunnen niet lang achter elkaar geconcentreerd blijven luisteren. Een flexibel programma is daarom belangrijk.
5. Wees duidelijk
Stuur mensen niet het bos in met allerlei vragen en onduidelijkheden. Geef vooraf wel een richting aan en stuur bij als mensen van het pad af dwalen. Interactie toestaan betekent dat je niet precies kunt voorspellen welke lastige vragen of kritische opmerkingen er gaan komen. Om toch te zorgen voor focus die leidt tot een resultaat, is het cruciaal helder te zijn in wat wel open staat voor discussie en wat niet. Trek grenzen in je interactie. Het is belangrijk om in de gaten te houden dat je niet te ver van het onderwerp afwijkt. Ook discussies kunnen goed gaan, maar laat dit niet te ver uit de hand lopen. Een dagvoorzitter kan dit goed in de gaten houden
Tips
Lagerhuisopstelling
Hiermee kun je makkelijk in gesprek met het publiek raken of zelfs een debat voeren. In onze AFASzaal kunnen we heel gemakkelijk een mooie Lagerhuisopstelling creëren.
Quiz
Laat mensen meedenken over het onderwerp. Een gemakkelijke manier om een quiz in te zetten is bijvoorbeeld via Kahoot.
Stemkastjes
Ga te werk met stemkastjes, zo kunnen mensen stemmen op bijvoorbeeld stellingen. Meer informatie over stemkastjes is bijvoorbeeld te vinden bij één van onze partners AV Brothers.
Event app
Mensen zijn al snel afgeleid door de telefoon, laat dat nu in je voordeel werken. Laat je bezoekers een event app downloaden, zodat ze actief mee kunnen doen.
Co-creatie-sessie
Laat bezoekers meedenken over een plan van aanpak voor een probleem. Bekijk hier hoe zo’n sessie eruit zou kunnen zien.
Communicatiespel
Met het Communicatiespel leer je op een speelse en spannende manier je communicatiekennis en -vaardigheden vergroten. Er zijn verschillende soorten spellen, hier kun je een voorbeeld sessie vinden.
