Eventcase door GreaterVenues – Daniel Verheij
Locaties gaan pas echt leven tijdens een event. GreaterVenues licht daarom de mooiste locaties uit in de rubriek Event Case. Dit keer spreken we met Yvonne Broer, coördinator congressen voor de Nederlandse Vereniging voor Obstetrie en Gynaecologie (NVOG), die zich helemaal thuis voelt in Flint Amersfoort.
De NVOG is een wetenschappelijke beroepsvereniging voor gynaecologen, met een rijke geschiedenis die teruggaat tot 1887. De vereniging heeft als missie om de kwaliteit te bewaken van de vrouwengezondheidszorg in het algemeen en de gynaecologische, obstetrische en voortplantingsgeneeskundige (sub)specialismen in het bijzonder. Als belangenbehartiger stimuleert en ondersteunt de NVOG de maatschappelijke positie van deze specialismen en hun beroepsbeoefenaren. Dat doet ze onder meer door het verzorgen van opleidingen en onderzoek, maar ook congressen. “De NVOG is een heel actieve vereniging, met twee keer per jaar – in het voorjaar en het najaar – een groot meerdaags congres voor 600 bezoekers. Het doel van die congressen is om een plek te bieden om kennis te vergaren en bij te spijkeren, en natuurlijk is ook het sociale aspect van belang.”
Renovatie
Enkele jaren terug kwam Yvonne terecht bij Flint Amersfoort. Na jarenlang alle najaarscongressen op een en dezelfde locatie te hebben gehouden, was de vereniging op zoek naar iets nieuws. “We hebben lange tijd gezocht en veel locaties bekeken. Op de locatie moeten goede plenaire zalen aanwezig zijn, we willen ondersteuning krijgen bij de techniek, en de klantvriendelijkheid is van belang. Daarnaast is de catering voor ons ook erg belangrijk. Op al die onderdelen kwam Flint heel goed uit de verf.”
Dat Flint als beste uit de test kwam is bijzonder, want destijds stond de locatie nog aan de vooravond van de grote renovatie die de ruimtes en faciliteiten in de afgelopen twee jaar zijn ondergaan. “Met behulp van tekeningen en een sterk verhaal hebben ze ons weten te overtuigen. En daar hebben we tot de dag van vandaag geen moment spijt van gehad! De samenwerking met event coördinator Suzanne Bakker, met de techniek en de catering loopt allemaal prima. Het team van de locatie is enorm gedreven en zeer proactief.”
Samenspraak
Flint beschikt over veel mogelijkheden voor bedrijfsevenementen en congressen: de karakteristieke Rabobank Theaterzaal, met het rode pluche en honderden lampjes, is een sfeervolle en indrukwekkende locatie voor plenaire bijeenkomsten. De AFASzaal is een verrassende ruimte waarmee je alle kanten op kunt. Daarnaast heeft de locatie diverse foyers en subzalen, zoals de Panoramalounge op de bovenste verdieping, met een schitterend uitzicht over het oude centrum van Amersfoort.
“De samenwerking met NVOG loopt altijd erg prettig en soepel”, vertelt event coördinator Suzanne Bakker van Flint. “Er is veel samenspraak en we kijken vooraf goed hoe we het evenement het beste kunnen inrichten. Wij zetten de wensen om naar mogelijkheden. Zo was er bij het vorige congres ’s avonds een ruimte nodig voor een feest en hebben we de AFASzaal, die overdag onder andere gebruikt werd voor het congres, later op de dag omgebouwd naar een mooi aangeklede feestzaal. Ook hebben we een keer voorafgaand aan het congres de standhouders rondgeleid door het gebouw, zodat zij konden bekijken wat voor hen de beste plek was om te staan. Leuk aan de NVOG is dat zij heel erg naar de toekomst kijken en ons ook vragen om hierin mee te denken. Op die manier zetten we iedere keer weer een vernieuwd concept met elkaar neer.”
Gastvrijheid
Het meest bijzondere aan de samenwerking met Flint vindt Yvonne de gastvrijheid. “De medewerkers zijn altijd opvallend goed gebriefd: ze blijven te allen tijde vriendelijk – ook als ze het heel erg druk hebben. Bijvoorbeeld als ze iemand tijdens de lunch met lege handen zien staan, vragen ze of je al iets te eten of drinken hebt gehad. Tijdens het hele congres is een van de technici beschikbaar als een soort vliegende keep. Met hem kunnen we direct schakelen en problemen en vragen direct kortsluiten. Voor mij als organisator is dat erg fijn.”
Het bijzondere van Flint is dat men zo proactief meedenkt en meekijkt. De medewerkers zijn écht geïnteresseerd in jouw event en erop gebrand om het tot een succes te maken. Ik organiseer onze Gynaecongressen sinds 1996 en ben al op veel locaties geweest. Ik kan uit ervaring spreken, dat die betrokkenheid niet vanzelfsprekend is. Flint voelt als thuis komen – en dat horen we ook terug van onze deelnemers. Ons congres heeft inmiddels drie keer plaatsgevonden bij Flint en de volgende editie staat alweer in de agenda.”
Foto’s: close up foto.nl
