Organistoren van congressen en evenementen herkennen het vast. Tijdens een citytrip kijk je stiekem toch met professionele ogen naar de stad waar je op bezoek bent. Hoe zou deze plek het doen als congres locatie? Welk gevoel wekt deze plek bij je op? Modern en grootstedelijk of toegankelijk en charmant? Hoe gastvrij komt deze stad over? En welke diensten en faciliteiten heeft deze stad allemaal in huis?
Handig: een soepele samenwerking met congres locatie en partners
Evenementen of congressen organiseren: dan let je niet alleen op de charme van een stad, maar ook op hoe soepel de samenwerking verloopt. Met de locaties, cateraars, IT-ondersteuning, kennispartners, logistieke partners en de gemeente. AeroVision B.V. was één van de organisatoren van CAPIGI en vertelt hoe prettig ze het vonden dat ze in de gemeente Amersfoort een partner hadden gevonden die met ze meedacht en goed wist in te spelen op hun wensen. En ook achter de schermen boden verschillende partijen, waaronder het Amersfoort Convention Bureau, een helpende hand om van CAPIGI een groot succes te maken. Het Amersfoort Convention Bureau faciliteert de samenwerking tussen alle congres organisatoren en bedrijven, Stimuleringsfonds, Citymarketing Amersfoort en de gemeente en zorgt er op die manier voor dat elk congres of evenement goed uit de startblokken komt.
Centrale ligging locatie en ruime parkeergelegenheid
Ook belangrijk: de bereikbaarheid met openbaar vervoer of auto én parkeergelegenheid. Congresmanagers zoals Annelies de Hartog kiezen om die reden voor een congres locatie in Amersfoort, want deze stad heeft een centrale ligging en beschikt over uitstekende verbindingen voor ov en auto. Voor het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF) dat Annelies begeleidde koos ze daarnaast voor een locatie over veel parkeergelegenheid beschikte. Het werden De Midden Nederland Hallen, omdat deze “met de ExpoHal en het Auditorium een perfecte combinatie vormden voor ons congres.”
Essentieel voor congres organisatoren: diversiteit en gastvrijheid
Wanneer een regio al beschikt over een bepaalde charme of een bepaald cultureel programma kun je daar als congresorganisator slim op inspelen. Een congres in een oud klooster brengt een andere sfeer met zich mee dan een tweedaags seminar op een locatie middenin het bos, of een netwerkdag in een aula langs de A28. Tineke Hoogland coördineerde het congres voor Transport & Logistiek Nederland en vond behalve een centrale ligging ook de diversiteit van de locatie belangrijk. De uiteindelijke keuze voor de Mariënhof werd gemotiveerd door de prima voorzieningen en gastvrijheid van de bediening en het personeel.
Dit maakt een congres locatie uniek: de mensen die hier wonen en werken
Sommige omgevingsfactoren van een congres locatie, zoals de centrale ligging of goede bereikbaarheid, liggen vast. Waar kun je als evenement- of congresorganisator nou nog meer op letten en waar kan een locatie zich nou echt in onderscheiden? Volgens Pieter Aalbers, directeur van de Mariënhof, zijn het uiteindelijk de mensen die in een stad wonen en werken die de doorslag geven: “In Amersfoort zijn de mensen oprecht geïnteresseerd, gastvrij en willen elke keer weer het verschil maken.” En dat is waardevol voor elk type bezoek. Of het nu een congres is of een citytrip.
