Blog geschreven door Eenhoorn Meeting Center Amersfoort
Een congres organiseren is niet zomaar iets. Het organiseren van een congres kost vaak veel tijd en geld. De gasten hebben hoge verwachtingen en betalen soms fors voor het bijwonen van een congres. Het is daarom erg belangrijk om goed voorbereid aan de slag te gaan tijdens het organiseren van een congres. Een succesvol congres kan namelijk positief bijdragen aan uw bedrijfsimago. Daarom geven wij u 5 tips ter voorbereiding van een succesvol congres.
1: Begin op tijd met het organiseren van uw congres
Een congres organiseren is erg tijdrovend, begin daarom op tijd met de voorbereidingen. Denk hierbij eerst aan de juiste doelstellingen, de doelgroep en het budget. Daarna kan de juiste datum, de perfecte locatie en het programma gekozen worden. Vergeet niet om de save the date en de officiële uitnodigingen op tijd te versturen zodat alle genodigden tijdig het congres in hun agenda kunnen noteren.
2: Maak een goede planning
Een congres organiseren is niet zomaar wat, zorg daarom voor een duidelijke planning. Geef in deze planning duidelijk aan wie wat moet wat doen, waar en wanneer. Een strakke en duidelijke planning voorkomt een hoop onduidelijkheden. Het congres stappenplan + voorbeeld draaiboek kan je hiermee helpen.
3: Zorg voor een interessant programma
Organiseer uw congres bewust voor een specifieke doelgroep, hierdoor kunt u het programma afstemmen op de interesse van deze doelgroep. Daarnaast is het belangrijk om gebruik te maken van een variërend programma met interactie zodat de bezoekers niet alleen hoeven te luisteren. Eenhoorn Meeting Center Amersfoort heeft bijvoorbeeld een “Catchbox” ter beschikking. De Catchbox is een kubus van zacht materiaal met daarin een microfoon. Door de Catchbox in het publiek te gooien betrekt u uw publiek op een interactieve manier bij uw congres.
4: Zorg voor de juiste communicatie van uw evenement
De promotie van uw congres kan essentieel zijn. Hierbij kunt u gebruik maken van verschillende kanalen zoals; social media, e-mail, uw website en natuurlijk uw persoonlijke netwerk. Daarnaast is de communicatie na afloop van het congres ook belangrijk. Denk hierbij aan het versturen van een WhatsApp bericht met een bedankje, het plaatsen van foto’s op bijvoorbeeld de website, het versturen van een bedankmail of het versturen van een enquête ter evaluatie van uw event.
5: De techniek tijdens uw congres
Niets is zo vervelend als techniek die niet optimaal werkt. Test daarom uw laptop, geluid, PowerPoint en microfoon voor het congres van start gaat. Eenhoorn Meeting Center heeft een professionele technische dienst die u graag ondersteunt wanneer u gebruikt wil maken van audiovisuele middelen tijdens uw congres. Daarnaast kunt u denken aan een notuleerservice, deelnemersregistratie of een kinderoppas service tijdens het congres. Bij Eenhoorn Meeting Center Amersfoort bieden wij een aantal specifieke congres services aan ter ondersteuning van uw congres. Daarnaast staan onze servicemedewerkers de gehele dag klaar voor al uw vragen en ondersteunen u graag.
Vergeet niet om na afloop uw congres te evalueren. Tijdens deze evaluatie kunt u samen met uw team de dingen die goed en beter kunnen bespreken zodat u de volgende keer een nóg succesvoller congres kunt organiseren.
