Blog geschreven door de Rijtuigenloods
Geen geld, geen evenement! Een begroting is de ruggengraat van elk evenement en het is bepalend voor het succes of falen van de evenementenplanning en -coördinatie ervan. Het samenstellen van een zorgvuldig doordacht budget dat al je uitgaven en inkomsten omvat is een goed begin. Waar de meeste evenementmanagers niet bij stilstaan is het voldoen aan de voorspellingen die zij hebben gedaan. Het is cruciaal dat je vasthoudt aan je budget om de gewenste resultaten te behalen. Hoe ga je dat doen? Wij geven je tips om je te helpen het eventbudget op schema te houden.
1. Ken je uitgaven
Om het eventbudget op schema te houden moet je het eerst samenvoegen. Je moet alle uitgaven weten die je gaat doen en ze verantwoorden. Denk aan de technologie, evenemententertainment, gastsprekers, videoproductie, marketing en promotieartikelen. Maak een checklist waarin je alles dat er in je evenement past verwerkt en ga na wat het gaat kosten. Het laatste dat je wilt is dat je verrassingen tegenkomt die ervoor zorgen dat je over het budget gaat. Werk je met leveranciers? Houd dan een register bij van de kosten van de door hen geleverde diensten omdat dit zeer nuttig kan zijn voor toekomstige evenementen.
2. Gebruik de juiste hulpmiddelen
Een andere factor waarmee je rekening moet houden bij het bewaken van het budget is het soort hulpmiddelen dat je gebruikt. Technologie speelt een steeds grotere rol bij evenementen. Er zijn veel nieuwe manieren geïntroduceerd om een evenementmanager te helpen zijn taak efficiënter uit te voeren. Verschillende toepassingen en softwareprogramma’s vergemakkelijken het proces van evenementplanning en -coördinatie en stellen eventplanners in staat om hun event beter onder controle te houden. Wat wel belangrijk is, is om tools te gebruiken die niet alleen helpen bij het opstellen van een budget, maar ook om het up-to-date te houden. Met andere woorden; werk met middelen die je het gemakkelijker maken en laat je vooral niet overrompelen met gadgets die uiteindelijk alleen maar meer frustratie veroorzaken.
3. Werf sponsoren
Als eventmanager moet je een extra stap zetten om ervoor te zorgen dat je het budget van het evenement op schema houdt. Veel hangt af van inkomsten en je evenement kan van koers veranderen als die niet worden gehaald. Een geweldige manier om voordeel te halen, is door je te richten op sponsors en hen uit te nodigen om te adverteren op je event in ruil voor zichtbaarheid en promotie van hun producten en diensten. Op die manier creëer je inkomsten die misschien van cruciaal belang zijn in het geval je extra uitgaven hebt of situaties tegenkomt die niet in je budget waren opgenomen.
4. Verantwoordelijkheid van betrokkenen
Jouw taak als eventmanager is ervoor zorgen dat je evenementenplanning en -coördinatie zo soepel mogelijk verloopt. De duurzaamheid van je evenementbudget speelt daarbij een cruciale rol. Kosten laten vallen of last minute kosten toevoegen die niet zijn opgenomen in het oorspronkelijke plan heeft een negatief effect op je evenementbudget. Om te voorkomen dat dergelijke situaties plaatsvinden moet je ervoor zorgen dat alle betrokkenen verantwoordelijk worden gehouden voor hun acties. Zorg ervoor dat iedereen het plan volgt en dat je als eerste op de hoogte bent als verdere actie vereist is. Vergeet niet dat het jouw verantwoordelijkheid is om alles op het goede spoor te houden.
5. Wees voorbereid
Als het om een evenement gaat weten we allemaal dat de kans dat alles volgens het plan verloopt tegen de verwachting in zijn. Evenementen kunnen roerig zijn en het eerste aspect dat dan beïnvloed wordt, is het budget. Er is niet veel dat een evenementenplanner kan doen, behalve bereid zijn om hier eventueel op in te spelen. Als je extra ruimte in je budget reserveert voor situaties die een onmiddellijke reactie vereisen, is dit een uitstekende manier om voorbereid te zijn. Zorg ervoor dat je dit afgedekt hebt door rekening te houden met onverklaarbare factoren die de planning en coördinatie van je event kunnen verstoren.
